Hvor længe skal bilforhandleren gemme dokumenter og kørekort?

Det kan virke betryggende at gemme hele kundemappen. Så har man den, hvis der en dag bliver brug for den. Men en mappe med aftale, kørekort, billeder og løse beskeder indeholder oplysninger med forskellige formål og forskellige opbevaringsbehov.

For bilforhandleren er opgaven at bevare den nødvendige dokumentation og få slettet resten i tide. Der findes ikke én GDPR-frist, der kan sættes på alle bildokumenter.

Lovkravet følger dokumentet

Dokumentation for den relevante selvstændige prøvekørsel med faste prøveskilte skal opbevares i tre måneder efter kørslen. Det er en særlig regel for dette prøveskiltforløb. Se registreringslovens § 7 d.

Lejekontrakter omfattet af reglerne om udlejning af motorkøretøjer uden fører skal derimod opbevares i mindst fem år. Se bekendtgørelsens § 6. Et gratis udlån kan også være omfattet; betegnelsen på aftalen afgør ikke alene, hvilke regler der gælder.

Regnskabsmateriale har som udgangspunkt en frist på fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Har I kalenderåret som regnskabsår, skal relevant materiale fra 2026 derfor normalt gemmes til udgangen af 2031. Erhvervsstyrelsen forklarer bogføringslovens opbevaringskrav her.

Hvad må du ikke bare beholde?

Du må ikke opbevare personoplysninger uden et lovligt grundlag og et nødvendigt formål. Når behovet ophører, skal oplysningerne som udgangspunkt slettes eller anonymiseres. En opbevaringspligt for aftalen giver ikke automatisk grundlag for at beholde alle billeder og beskeder om kunden lige så længe. Læs Datatilsynets vejledning om slettefrister.

Et kørekortscan er et godt eksempel: Kørekortnummeret i kontrakten og selve billedfilen er forskellige oplysninger. At nummeret skal stå i kontrakten, betyder ikke i sig selv, at billedet skal gemmes i fem år.

Det er heller ikke korrekt at sige, at et kørekortbillede aldrig må opbevares. Spørgsmålet er, hvorfor det er nødvendigt, hvilket grundlag I har, og hvor længe behovet varer. Undgå ekstra kopier i private fotoalbums og mapper uden en aftalt oprydning.

Sådan skelner Køretur mellem datatyperne

Køreturs produktfrister er fastlagt pr. dokumenttype. De korte frister nedenfor er vores produktpolitik, ikke generelle frister bestemt af GDPR.

Sikker dokumentation er derfor ikke et langtidsarkiv. Hent materiale, som I har et konkret behov eller en pligt til at bevare, og placér det i et egnet arkiv med den rigtige adgang og slettefrist.

Husk kopierne uden for systemet

Automatisk sletning i Køretur rydder ikke op i en PDF, som en medarbejder har downloadet, eller en fil, kunden har sendt i en mail. Lav en rutine for de kopier, I selv gemmer. Forretningskritiske dokumenter og regnskabsmateriale skal også sikres i jeres egne systemer; en produktfrist er ikke en garanti for uafbrudt tilgængelighed.

Hvis der opstår en konkret skade eller tvist, skal I vurdere, hvilket materiale der er nødvendigt for sagen, og sikre det før den almindelige sletning. Bevar kun det relevante, begræns adgangen, og fastlæg hvornår sagen skal gennemgås igen. Udvid ikke automatisk hele kundemappens levetid, fordi ét dokument stadig skal bruges.

Læs også om GDPR i forhandlerens hverdag og vores databehandleraftale. Artiklen beskriver almindelige situationer; særlige aftaler og konkrete tvister kan kræve en selvstændig vurdering.