Udlån af bil: dokumentationen fra nøgleudlevering til aflevering

En kunde får en lånebil, mens egen bil er på værksted. I aftaler, at bilen kommer tilbage næste eftermiddag, og at tanken skal være fyldt. To dage senere afleverer kunden nøglen til en anden medarbejder. Nu skal kollegaen finde ud af, hvad I aftalte, og om mærket på kofangeren allerede var der.

God dokumentation ved udlån af bil gør overleveringen mellem medarbejdere lettere. Den giver også kunden mulighed for at se de vilkår, som begge parter skal forholde sig til ved aflevering.

Få aftalen på plads, før bilen kører

Beskriv bilen, hvem der låner den, hvem der må føre den, og hvornår den skal afleveres. Ved betalt leje skal prisgrundlaget være til at forstå på forhånd. Hvis I aftaler kilometergrænse, brændstof eller ladeniveau, skal kunden kunne finde det i aftalen.

Når udlånet er omfattet af reglerne om udlejning uden fører, kræves en skriftlig kontrakt før udleveringen. Kunden skal have en kopi; elektronisk udlevering er tilladt. Kravene gælder også visse udlån, så gratis brug er ikke i sig selv en undtagelse. Se bekendtgørelsens §§ 1 og 5.

Køretur har separate forløb til gratis udlån og betalt leje. Ved digital underskrift bliver signeringslinket til kundens aftaleside, hvor den underskrevne PDF kan hentes. Kunden kan dermed gemme en kopi før turen.

Hold virksomheden og føreren adskilt

Hvis et firma låner bilen, er firmaet aftalepart, mens en medarbejder sidder bag rattet. Det er to forskellige roller. Registrér virksomheden som lejer og den fysiske person som fører, og få eventuelle ekstra førere med i aftalen.

Det er en praktisk forskel, når kunden ringer og siger, at en kollega skal hente bilen. Den nye fører bør afklares før udlevering, ikke først efter et uheld. Køretur har felter til virksomhedslejer og navngivne førere i samme udlån.

Tag billeder, som kan bruges ved aflevering

Tag billeder ved udlevering, hvor bilen og eksisterende skader kan genkendes. Et nærbillede af en ridse er mere brugbart, hvis et oversigtsbillede viser, hvor på bilen den sidder. Notér også kilometerstand og det brændstof- eller ladeniveau, der er relevant for aftalen.

Prøv at tage returbilleder fra nogenlunde samme vinkler. Så kan en kollega sammenligne forløbet uden at gætte på, om to billeder viser samme panel. Undgå at få kunder, kørekort eller andre uvedkommende oplysninger med i bilbillederne.

Billeddokumentation kan hjælpe med at afklare en uenighed. Den afgør ikke alene, hvem der hæfter for en skade. Forsikring, aftalevilkår og hændelsesforløb skal stadig vurderes konkret.

Afslut udlånet med de faktiske returdata

Registrér, hvornår bilen kom tilbage, og hvad kilometertælleren viser. Hvis aftalen indeholder betaling for ekstra kilometer eller sen aflevering, skal opgørelsen bygge på de aftalte regler og de registrerede data.

Køretur kan samle billeder og returdata med udlånet og beregne en slutopgørelse ud fra det underskrevne prisgrundlag. Systemet trækker ikke penge, opretter ikke faktura og afgør ikke skadeansvar. Det giver forhandleren et dokumenteret grundlag for den videre afregning.

Når sagen er afsluttet, skal dokumentationen have den rigtige levetid. Hent nødvendige kopier til jeres eget arkiv og bogføringssystem. En underskrevet aftale og almindelige bilbilleder skal ikke automatisk følge samme slettefrist. Læs om opbevaring af dokumenter, og brug køreseddel eller udlånsaftale til at vælge det rigtige forløb næste gang.